ZARZĄDZANIE CZASEM oraz EFEKTYWNĄ ORGANIZACJĄ CZASU PRACY

 

Najważniejsze zagadnienia dotyczące warsztatów zarzadzania zmianą oraz efektywną organizacją czasu pracy:

Czym jest zarządzanie czasem?

Jakie są najskuteczniejsze metody i techniki zarządzania zadaniami?

Dlaczego niektórzy ludzie z powodzeniem realizują swoje plany, podczas gdy inni ciągle odkładają marzenia na później?

Co robić, by zyskać więcej czasu dla siebie i swoich bliskich?

Jak realizować więcej, mniejszym kosztem energii i czasu?

Co robić, aby przejąć pełną kontrolę nad swoją rzeczywistością?

Zarządzanie czasem – jak osiągać więcej za mniej?

Prawie od zawsze interesuje mnie zarządzanie czasem i podnoszenie efektywności osobistej. Przez wiele lat pracowałem w korporacji w dziale handlowym, zarządzając kilkoma zespołami a pośrednio jakością i innowacyjnością produktów. Przez moje biuro i skrzynkę mailową, codziennie przewijały się dziesiątki projektów, setki spraw i problemów do rozwiązania. Zmuszało mnie to, do ciągłego podnoszenia swojej skuteczności osobistej i menedżerskiej na wyższy poziom. Przechodząc drogę od braku produktywności, do stworzenia systemu zarządzania czasem, przetestowałem mnóstwo sposobów radzenia sobie w takich okolicznościach oraz chyba wszystkie możliwe metody umożliwiające sprawne zarządzanie czasem i zadaniami.

Wszystko co generowało najlepsze rezultaty znajduje się w tym kursie, wszystko i jeszcze trochę. Doskonale zdając sobie sprawę, że proces zależy od wielu czynników w tym kursie dostaniesz zestaw wiedzy, technik i narzędzi, którymi będziesz mógł dowolnie żonglować w zależności od okoliczności, zasobów swoich, swojego zespołu lub organizacji, otoczenia czy potrzeb chwili i danej sytuacji.

Najważniejsza do zapamiętania jest zasada, że nie można sobie wmówić, iż wszystko jest ważne i pilne. Taki status powinny mieć tylko naprawdę wyjątkowe, niespodziewane zadania. Więcej myślenia, mniej działania. Każdy ustala priorytety wg własnych miar. Coś, co jest ważne dla jednych, jest nieistotne dla innych – tutaj regułą jest nasza indywidualność (potrzeb, wartości, oczekiwań, możliwości). A w momencie, gdy okaże się, że dana rzecz jest mało ważna i niekoniecznie pilna, można po prostu ją pominąć i nie tracić na nią czasu. Nie wszystko jest warte naszej uwagi. Inne zadania można rozłożyć w czasie lub delegować.

 

Efekty szkolenia Zarządzanie czasem

Polubisz wyznaczanie priorytetów za to, że:

• Twoje decyzje będą zawsze przynosiły stosunkowo największą efektywność finansową,

• a podejmować je będziesz szybko i sprawnie.

Zerwiesz z blokującymi Cię nawykami:

• prokrastynację (czyli odkładanie na później) zamienisz na działanie tu i teraz,

• a złodziei czasu zastąpisz zachowaniami, które służą Twoim celom.

Będziesz częściej odnosić sukcesy, bo:

• nauczysz się wyznaczać odpowiednio cele oraz

• pozbędziesz się „wewnętrznego lenia” i krytyka.

Nabierzesz energii i motywacji:

• zawsze znajdziesz w sobie wewnętrzne pragnienie i determinację (autorska technika automotywacji), a także

• odzyskasz poczucie kontroli i satysfakcję z pracy.

A dzięki planowaniu:

• będziesz mieć więcej czasu

• i więcej energii

Wszyscy mamy tyle samo czasu – różnimy się tylko tym, jak go wykorzystujemy

 

Nieumiejętne zarządzanie czasem skutkuje tym, że często myślisz „NIE MAM CZASU” oraz:

• Możesz mieć trudności z:

• dotrzymaniem terminów

• planowaniem pracy zespołu

• wyznaczaniem i realizacją celów strategicznych

• delegowaniem zadań i nadzorem nad ich wykonaniem

• koncentracją na zadaniu

• Czujesz się przytłoczony przez trudne zadania i złożone projekty

• Możesz opóźniać czas realizacji projektów i utrudniać pracę zespołu

• Brak poczucia sprawczości obniża Twoją motywację i samopoczucie

• Odczuwasz dyskomfort i działasz w napięciu

 

Efektywne zarządzanie czasem sprawia, że „MASZ CZAS” oraz:

• dotrzymujesz terminów i realizujesz zadania strategiczne

• bierzesz odpowiedzialność za swój czas pracy

• Twoja praca jest ustrukturyzowana, efekty są przejrzyste

• koncentrujesz się na celach i zadaniach

• prowadzisz efektywnie spotkania biznesowe

• potrafisz wyzwolić w sobie energię do działania

• masz więcej pewności siebie i konsekwencji we współpracy

• dbasz o odpowiedni wypoczynek i spokój wewnętrzny

 

To szkolenie jest dla Ciebie, jeśli:

• odsuwasz na potem różne zadania

• "gasisz pożary"

• "skaczesz" po różnych zadaniach i żadnym solidnie nie możesz się zająć

• masz problem z organizacją pracy, z nadaniem struktury Twojemu dniu

• choć widać efekty Twojej pracy, pracujesz za dużo

• pracujesz za dużo i nie widać efektów Twojej pracy

• pracujesz normalnie, ale nie wyróżniasz się efektywnością

• Twój przełożony i/lub biznes ma wobec Twojej efektywności większe oczekiwania, a Ty nie możesz im sprostać

• przytłacza Cię myśl o czekających na Ciebie obowiązkach

• czujesz, że tracisz kontrolę nad swoim życiem

• nie delegujesz zadań, choć masz na kogo

• nie prosisz o wsparcie w realizacji zadań, choć masz kogo prosić

• pracujesz w chaosie, hałasie, na open space, w presji czasowej

• chcesz podnieść swoją efektywność, wydajność, koncentrację

Jak zarządzać czasem i projektem? O tym warto pamiętać!

Podstawowe porady:

 1: Efektywnie zarządzaj czasem, dzieląc zadania na podzadania

 2: Dobrze przemyśl sens swoich działań

 3: Zaoszczędź czas – postaw na konkrety i standaryzacje procesów

 

Metodyka szkolenia "ZARZĄDZANIE CZASEM oraz EFEKTYWNĄ ORGANIZACJĄ CZASU PRACY"

Szkolenie ma charakter warsztatu interaktywnego i wymaga dużego zaangażowania Uczestników, co pozwala im zastosować poznaną wiedzę i narzędzia, już na zajęciach.
Podczas szkolenia będą wykorzystywane następujące metody szkoleniowe: sesje kreatywne, studium przypadku, gry, symulacje biznesowe, badania i testy.

 

Program Warsztatów Zarzadzania czasem

1 - 3. Zarządzanie czasem własnym - korzyści:

• zarządzanie sobą w czasie jako główne założenie lepszego zorganizowania,
• czas jako osobisty kapitał każdego z nas,
• korzyści z lepszej organizacji,
• co kryje się pod pojęciem pozytywnego myślenia?
• jaki jest wpływ mechanizmów pozytywnego myślenia na stan emocjonalny osoby, motywację, oraz umiejętność realizacji celów?
• jakie znaczenie ma pozytywnie sformułowany cel, czyli jak to się dzieje, że pewne cele realizujemy a inne nie?

4 - 7. Zarządzanie czasem - Efektywne wykorzystanie czasu:

• analiza obecnego stylu pracy,
• mity dotyczące zarządzania czasem oraz ich wpływ na nasze działania,
• identyfikacja pożeraczy czasu oraz walka z nimi,
• nawyki tracenia czasu i metody zapanowania nad nimi,
• zarządzanie czasem a zarządzanie sobą,
• nawyki i ich podatność na zmiany,
• kryteria efektywności działania.

8 - 10. Zarządzanie czasem - Wyznaczanie i realizacja celów( SMART):

• cele długo- i krótkoterminowe,
• kryteria właściwie zdefiniowanego celu,
• analiza SWOT narzędziem pomocnym w definiowaniu celów,
• cele danej grupy zawodowej,
• dobrze sformułowany cel,
• cele strategiczne oraz szczegółowe cele pośrednie,
• motywacja ukryta w celu.

11 - 12. Zarzadzanie czasem - Planowanie oraz jego istota w efektywnym zarządzaniu sobą w czasie:

• skuteczność a efektywność w działaniu – różnice,
• analiza własnej aktywności w ciągu dnia,
• krzywa wydajności i koncentracji – sposób optymalnego wykorzystania czasu przeznaczonego na pracę i regenerację sił,
• krzywa zakłóceń,
• moje plany a plany zespołu/działu/firmy,
• reguły związane z proaktywnym zarządzaniem sobą,
• gospodarowanie czasem, czyli eliminowanie tzw. złodziei czasu,
• zarządzanie czasem a organizacja przestrzeni,

13. Zarzadzanie czasem - Techniki i metody zarządzania czasem:

• system planowania czasu 60/40,
• zasada Pareto,
• analiza ABC,
• metoda Alpen,
• pomoce w planowaniu – sposoby organizacji pracy,
• odzyskanie kontroli nad swoim czasem – planowanie działań,
• sprawna organizacja dnia pracy – wskazówki praktyczne,
• plan dnia – technika ALPEN,
• rytm aktywności  – krzywa zakłóceń i efekt piły,
• zalety planowania działań.

14 - 15. Zarzadzanie czasem - Priorytety i efektywne podejmowanie decyzji:

• metody ustalania priorytetów,
• matryca zarządzania czasem jako sposób i możliwość delegowania zadań pracownikom,
• zadania ważne i pilne – które z nich są najważniejsze – zasada Eisenhowera,
• wyciąganie konsekwencji z braku realizacji zadań,
• analiza zadań pod kątem priorytetów,
• umiejętność stawiania priorytetów – ważność a pilność zadań,
• ustalanie priorytetów  – zasada Pareto,
• ustalanie priorytetów – model Eisenhowera.

16. Zarzadzanie czasem - Co potem? Proces zmiany osobistej:
• syntetyczne podsumowanie treści szkolenia,
• wskazówki dotyczące wdrożenia nabytych umiejętności w praktyce,
• plan zmiany osobistej.

 

Zarządzanie czasem – podsumowanie

Podsumowując, umiejętność efektywnego zarządzania swoim czasem i czasem zespołu jest bardzo ważna, pozwala nam zaoszczędzić czas i zwiększyć jakość wykonywanych zadań osobistych i tych firmowych. Jest to umiejętność, którą można rozwijać, do czego zachęcam szczególnie w dobie pracy i nauki zdalnej, która stała się naszą codziennością. Wszystkich zainteresowanych tematem i potrzebujących indywidualnych wskazówek zapraszam do konsultacji.

 

 

Celem szkolenia jest rozwinięcie umiejętności w zakresie efektywnego zarządzania czasem w obszarze zawodowym i prywatnym.

Celem szczegółowym szkolenia jest nabycie umiejętności w zakresie:

• rangowania zadań, określania priorytetów,
• nabycia praktycznych umiejętności planowania i organizowania pracy,
• kontrolowania nakładu pracy na poszczególne obowiązki w miejscu pracy,
• podniesienia kontroli monitorowania postępów w zaplanowanych działaniach,
• skutecznego korzystania z narzędzi pozwalających na stworzenie efektywnego systemu zarządzania własnym czasem,
• pracy pod presją czasu,
• identyfikacji i likwidowania czynników zakłócających pracę.

 

Korzyści dla Uczestnika:

• zwiększenie satysfakcji z wykonywanej pracy,
• przejęcie odpowiedzialności za efektywne zarządzanie sobą w czasie,
• wdrożenie skutecznych praktyk pracy umysłowej i zarządzania czasem,
• zwiększenie efektywności zarządzania sobą,
• osobistej odpowiedzialności za terminowe wykonanie zadania,
• wzmocnienia motywacji do pracy nad sobą i rozwijania umiejętności zawodowych.