SKUTECZNE DELEGOWANIE I EFEKTYWNE MONITOROWANIE ZADAŃ W ZESPOLE

Delegowanie zadań = delegowanie odpowiedzialności. 

Ta umiejętność jest kluczowa w pracy każdego menedżera. Menedżerowie/liderzy, a także specjaliści (którzy bywają w roli lidera), potrzebują wsparcia przy organizacji zadań i realizacji celów. Potrzebują jasnych wskazówek w jaki sposób określać priorytety zadań, jak planować z odpowiednim buforem czasowym, jak podczas delegowania zadań, a później monitorowania zadbać o realizację zadań, tak by osiągnąć zamierzone cele. Delegowanie zadań to zaangażowanie po obu stronach, bez tego trudno oczekiwać  rezultatów.

Korzyści z delegowania zadań odnoszą wszystkie zainteresowane strony:

• lider/menedżer:  ma mniej zadań do wykonania, zwiększa zaangażowanie ludzi i ich poczucie odpowiedzialności, kreuje następców i liderów w praktycznym działaniu
• pracownik/czka: ma określone zadania do wykonania; otrzymując odpowiedzialność czuje się doceniony, rozwija się zawodowo i może się sprawdzić w różnych zadaniach
• cała organizacja: można odkryć talenty w zespole, zaangażowane osoby wpływają korzystnie na atmosferę organizacji; gdy czują odpowiedzialność są bardziej skłonne do nowatorskich rozwiązań zmieniających całą organizację

Delegowanie może nastąpić najczęściej w 3 sytuacjach.

Pierwsza. Rozpoczynamy działania (lub chcemy wprowadzić podział zadań, którego wcześniej nie było) w organizacji. Sytuacja wymaga wtedy wypisania zadań, określenia kto je może wykonać zgodnie z kompetencjami, a następnie ich przekazania.

Jeśli dopiero wprowadzamy podział zadań, to trzeba spotkać się z każdą osobą, omówić zadania, które ma realizować (oraz za które odpowiada). Warto przedstawić także powiązania z innymi osobami (jeśli są), omówić konsekwencje działań, a także dać uprawnienia (np. pracownik odpowiadający za organizację szkoleń w ramach ustalonego budżetu może decydować o zakupie materiałów szkoleniowych). To jest też czas na wyjaśnienie wątpliwości. Może to być przedmiot rozmowy pracowniczej połączony z omówieniem możliwości rozwoju, wynagrodzenia itp.

Druga. Menedżer/lider stwierdza, że ma za dużo. Nie ogarnia. Nie jest efektywny. Musi coś oddać. W organizacji istnieje już jakiś podział obowiązków. Jeśli czujesz się przekonany do delegowania zadań, to:

1. określ co oddać, a co zatrzymać; jakiego rezultatu oczekujesz od osoby, której przekazujesz zadanie? jaka odpowiedzialność za tym idzie? W praktyce menedżerowie często przekazują zadania bez odpowiedzialności. Powoduje to, że ich zaangażowanie się niewiele zmienia.

Jeśli czujesz, że coś musisz przekazać, ale nie wiesz co, możesz skorzystać z narzędzia do zarządzania zadaniami – kwadratu (diagramu) Eisehowera. Zakłada on dwa wymiary każdego działania: ważność i pilność.

1. zastanów się, kto w zespole może to zrobić? Jeśli nikt – może zatrudnij – patrz dział rekrutacja; albo przemyśl jeszcze raz – może znajdziesz inne zadanie, które możesz zdelegować? Może warto spróbować z osobą, do której nie byłeś na początku przekonany/a?
2. opracuj plan działania z tą osobą. Na początkowym etapie warto zapewnić wsparcie osobie przejmującej zadanie i odpowiedzialność, ale docelowo trzeba ją przekazać. Prawdopodobnie pojawi się kwestia, że ta osoba ma inne zadania, których nie da rady połączyć z nowymi – trzeba się wtedy zastanowić nad tym, kto przejmie jej dotychczasowe obowiązki

Trzecia. Poszerza się zakres działań w organizacji (np. nowy projekt) i w ustalone już reguły trzeba wpisać nowe zadania. Sytuacja jest prosta, gdy nowe zadania (np. organizacja rozpoczyna prowadzenie doradztwa prawnego dla osób indywidualnych) = nowa osoba (jest prawniczka, która będzie porad udzielać). Opisujemy te zadania, wprowadzamy nową osobę do zespołu. Trudniejsza sytuacja jest, gdy nowe zadania trzeba ‘rozsmarować’ po obecnym zespole i inaczej ułożyć dotychczasowe obowiązki. Wtedy mają zastosowanie wskazówki z wariantu drugiego: określ zadania, ustal kto może to zrobić, opracuj plan działania.

Cele i Korzyści warsztatów 

Pogłębisz wiedzę o:

• Sposobach określania priorytetów.

• Narzędziach potrzebnych do planowania i określania celów.

• Cyklu rozmów realizujących zadania.

• Sposobach prowadzenia rozmów z pracownikami.

• Informacji zwrotnej dopasowanej do pracownika i zadania.

 

Program warsztatów:

Moduł I. Wyzwania przed delegowaniem

• Rola osoby delegującej zadanie.

• Pułapki delegowania (delegowanie niekompetencji, delegowanie nudnych zadań, obciążanie zadaniami, nadmierna kontrola, brak monitorowania).

• Czas i delegowanie – trzy podejścia do organizacji czasu pracy.

• Rola, zadania, odpowiedzialność – ćwiczenie „moja rola”.

• Określanie priorytetów – które zadania delegować, które wykonać osobiście i co z pozostałymi?

1. Tworzenie list zadań.

2. Określanie pilności i ważności wg. Eisenhowera.

3. Planowanie z buforem czasowym.

 

Moduł II. Komunikacja zarządcza

• Czym jest różnica między zlecaniem, a delegowaniem zadań?

• Dwa rodzaje odpowiedzialności podczas realizacji zadań.

• Jak delegować złożone zadania – określanie celów SMART.

• Przygotowanie do rozmowy delegującej/zlecającej.

• Narzędzia wsparcia: określanie priorytetów i celów, scenariusz rozmów.

• Tworzenie kultury feedbackowej w organizacji.

 

Moduł III. Delegowanie zadań

• Jak określić cel oraz rezultat rozmowy – założenia rozmowy.

• Scenariusz rozmowy – narzędzie wspierające.

• Rola menedżera i pracownika podczas delegowania.

• Najlepsze praktyki podczas delegowania – checklista.

 

Moduł IV. Monitorowanie zadań

• Dlaczego delegowanie nie przynosi oczekiwanych efektów? – o konieczności monitorowania.

• Różnica między kontrolą a monitorowaniem.

• Analiza sytuacji i interwencje menedżerskie – co może się wydarzyć podczas rozmów monitorujących.

• Scenariusze rozmów monitorujących.

• Bank pytań wspierających rozmowy.

 

Moduł V. Odbiór zadań

• Co się stanie, jeśli nie odbierzesz zadania?

• Rozmowa podsumowująca – narzędzie wspierające.

• Informacja zwrotna podsumowująca/rozwojowa.

• Informacja zwrotna jako efektywne narzędzie komunikacji dwustronnej.

 

Moduł VI. Zakończenie szkolenia

• Podsumowanie szkolenia.

• Omówienie zadania wdrożeniowego.

 

Warsztaty w małych zespołach oparte będą na następujących metodykach:

• Prezentacja sprawdzonych modeli, narzędzi zarządczych i rozwojowych.

• Dialog i dyskusja grupowa, oraz analiza osobistych doświadczeń i zachowań w celu ich poprawy (action learning).

• Kwestionariusze i testy – stymulowanie autorefleksji.

• Ćwiczenie zachowań – mini scenki i symulacje połączone ze stop klatkami i feedbackiem rozwojowym.

• Analiza typologiczna – typologia zachowań.

 

Cele i Korzyści

Pogłębisz wiedzę o:

• Sposobach określania priorytetów.

• Narzędziach potrzebnych do planowania i określania celów.

• Cyklu rozmów realizujących zadania.

• Sposobach prowadzenia rozmów z pracownikami.

• Informacji zwrotnej dopasowanej do pracownika i zadania.

 

Pogłębisz umiejętności:

• Tworzenia list zadań i określaniu priorytetów.

• Doboru sposobu komunikacji podczas rozmów z pracownikami.

• Prowadzenia rozmów: delegującej, monitorującej i odbierającej zadanie na bazie scenariuszy.

 

Pogłębisz kompetencje związane z:

• Wykorzystania zasobów w swoim zespole.

• Planowania i organizowania zadań.

• Komunikacji interpersonalnej z pracownikami.

• Zorientowanie na cele firmy/zespołu/jednostki.

• Prowadzenia rozmów z pracownikami.

Najczęstsze pytania z jakimi możesz mieć trudność podczas delegowania zadań:

• Czy w Twoim zespole jest osoba, która posiada informacje i kompetencje niezbędne do wykonania zadania?

• Czy wybrane zadanie będzie szansą na rozwój dla danego pracownika?

• Czy wybrane zadania odpowiadają priorytetom pracownika?

• Czy podobne zadania będą pojawiać się w przyszłości?

• Czy masz czas, aby odpowiednio delegować zadania pracownikom (uwzględniając konieczność udzielania wskazówek, objaśniania projektu oraz odpowiadanie na ewentualne pytania)?

• Czy jest coś, nad czym powinienieś popracować samodzielnie?

• Czy ewentualne błędy będą miały wpływ na cały projekt?

• Czy w razie niepowodzenia znajdziesz czas, aby naprawić błędy popełnione przez

 

  Napisz ✍

lub zadzwoń ☎️

 

Cena za cały warsztat Skuteczne delegowanie i efektywne monitorowanie zadań w zespole - Ta umiejętność jest kluczowa w pracy każdego menedżera. Menedżerowie/liderzy, a także specjaliści (którzy bywają w roli lidera), potrzebują wsparcia przy organizacji zadań i realizacji celów.

2590zł + 23% VAT -  Warsztaty online. Oraz wsparcie po Procesie.

---

lub

280zł z VAT - za pojedynczą sesję coachingu wspierającego kompetencje Skutecznego delegowania oraz efektywnego monitorowania zadań w zespole  -  Online.

Masz pytania? Chętnie na wszystkie odpowiemy.

     ☎️  506 986 407